Guide til databehandleraftalen

Skolen er dataansvarlig. Det er skolen, der bestemmer formålet med registreringen og hvor længe oplysningerne gemmes.

ExamWatcher er databehandler og behandler kun oplysningerne efter skolens instruks og efter den databehandleraftale, der er indgået med skolen.

• Vi behandler kun oplysningerne efter skolens dokumenterede instruks.
• Behandlingen har ét formål: at dokumentere eksamensforløb for skolen.
• Vi bruger ikke oplysningerne til egne formål eller til produktudvikling.
• Vi videregiver ikke oplysninger til andre end de underleverandører, aftalen nævner.

ExamWatcher træffer ikke afgørelser om den enkelte elev og vurderer ikke, om der er snyd. Systemet registrerer hændelser, og et menneske på skolen vurderer dem.

I praksis betyder fordelingen, at en elev eller en forælder skal rette henvendelser om indsigt, berigtigelse eller sletning til skolen - ikke til os. Vi hjælper skolen med at gennemføre anmodningen, når den kommer derfra, og svarer skolen inden for den frist, aftalen fastsætter.

Fordelingen mellem rollerne flytter noget ind i skolens egen dokumentation. Det er den dokumentation, en gennemgang bagefter vil spørge efter.

• Instruksen. Vi behandler kun efter skolens dokumenterede instruks, så instruksen er skolens dokument - aftalen henviser til den.
• Beslutningen om opbevaring. Vinduet er skolens beslutning pr. kategori, og skolen skal kunne forklare den bagefter.
• Sletningerne. Hvert datalager kvitterer særskilt, så en sletning kan dokumenteres.
• Henvendelserne. Elever og forældre retter henvendelser til skolen, og skolen kan sende den praktiske del videre til os.

Hvad skolen derudover skal kunne fremvise efter persondataforordningen, er en juridisk vurdering, som denne guide ikke tager stilling til.

Informationspligten er skolens. Skolen er dataansvarlig og skal informere eleverne om, hvad der registreres og hvorfor.

Informationen skal gives, før registreringen begynder. Registreringen sker kun, mens et eksamensforløb er i gang, så eleven skal vide det, inden forløbet starter.

UVM placerer informationen hos institutionen: det er skolen, der skal oplyse eleverne, ikke leverandøren.

Vi leverer materialet til informationen, men det er skolens ansvar at give den. Notatet kan bruges som det er, eller lægges på skolens egen side. Se Information til elever.

Eleven kan se sine egne registreringer og bede om indsigt gennem skolen.

Skolen bestemmer, ikke vi. Tre måneder er standard, hvorefter oplysningerne slettes automatisk i alle datalagre.

Vinduet kan sættes pr. kategori, så skolen for eksempel kan gemme sessionshændelser kortere end skærmbilleder. Beslutningen er skolens, og den hører i skolens egen dokumentation.

Vi markedsfører ikke længere opbevaringsvinduer som en funktion.

Hvilke kategorier der findes, og hvad hver af dem indeholder, står samlet på siden om hvad der registreres. Se Hvad registreres.

Vi bruger et lille antal underleverandører. Den fulde og versionsstyrede liste følger med databehandleraftalen; det, der står her, er det samme indhold i korte træk.

• Hetzner Online GmbH — Drift af servere og databaser (Tyskland)
• Cloudflare, Inc. — CDN og lagring af skærmbilleder (R2) (EU)
• UNI-Login — Login for elever og lærere (Danmark)
• EasyIQ — Synkronisering af klasselister (Danmark)

Skolen godkender de underleverandører, der er nødvendige for driften. Vi underretter skolen, inden en ny underleverandør tages i brug, så skolen har mulighed for at gøre indsigelse.

Behandlingen foregår inden for EU/EØS. Serverne står hos Hetzner i Tyskland, og lagring af skærmbilleder sker i Cloudflares EU-region. Vi overfører ikke oplysninger til tredjelande.

En sletning gennemføres på tværs af alle datalagre: databasen, fillageret, cachen og de afledte analyser. Hvert lager kvitterer særskilt, så skolen kan dokumentere, at sletningen er gennemført.

Skolen kan anmode om sletning af et enkelt forløb eller af en enkelt elev. Fremgangsmåden står i databehandleraftalen, og vi gennemfører den uden at spørge om begrundelse.

Vi bistår også med anmodninger om indsigt og berigtigelse, når skolen sender dem videre.

Når opbevaringsvinduet udløber, slettes oplysningerne automatisk i alle datalagre, uden at nogen skal bede om det.

Aftalen beskriver ophøret sådan: når aftalen ophører, sletter vi oplysningerne efter skolens valg - enten med det samme eller ved udløbet af det aftalte opbevaringsvindue. Skolen kan få en skriftlig bekræftelse på, at sletningen er gennemført.

Selve aftalens indhold er gengivet i korte træk på aftalesiden. Se Databehandleraftalen.

Datatilsynet har offentligt kritiseret én gymnasieinstitutions ibrugtagning af et andet produkt i samme kategori. Kritikken er omtalt i pressen, og kilden står nedenfor.

Vi gengiver ikke kritikken og konkluderer ikke noget om det produkt, den gjaldt. Vi nævner den, fordi den er offentlig, og fordi en skole med rette spørger, hvad et tilsyn ser på.

Kritikken gælder den konkrete opsætning på én institution. Den er ikke en afgørelse om det pågældende produkt, ikke en generel udtalelse om kategorien og ikke et udsagn om, at et andet produkt er i strid med reglerne.

En guide skrevet af en leverandør skal sige, hvor den holder op. Det gør denne: